Ratgeber · 18. September 2026 · 6 Min. Lesezeit
Terminquote steigern: So werden aus mehr Anfragen Termine
Ob eine Anfrage zum Termin wird, entscheidet sich selten beim Kunden und meist im Betrieb: wie schnell angerufen wird, wie oft, zu welcher Zeit, mit welchem ersten Satz. Dieser Ratgeber zeigt, welche Gewohnheiten die Terminquote bestimmen und wie Sie sie messen, damit Sie Anfragen nicht mehr nach Gefühl bewerten.
Was die Terminquote ist und was sie nicht ist
Die Terminquote ist der Anteil der Anfragen, aus denen Ihr Vertrieb einen Termin mit Datum und Uhrzeit vereinbart hat. Sie wird oft mit anderen Quoten verwechselt, und genau diese Verwechslung führt dazu, dass Betriebe die falsche Stellschraube drehen. Vier Kennzahlen gehören auseinander.
| Kennzahl | Formel | Was sie Ihnen sagt |
|---|---|---|
| Erreichbarkeitsquote | erreichte Personen geteilt durch Anfragen | ob Ihre Anrufzeiten und Versuche stimmen |
| Terminquote | vereinbarte Termine geteilt durch Anfragen | ob Anfragen und Gesprächseinstieg zusammenpassen |
| Erscheinungsquote | stattgefundene Termine geteilt durch vereinbarte Termine | ob Bestätigung und Erinnerung funktionieren |
| Abschlussquote | Aufträge geteilt durch stattgefundene Termine | ob Angebot, Preis und Berater überzeugen |
Bei NurTermin wird nur die zweite Zeile berechnet: der vereinbarte Termin. Die anderen drei Kennzahlen gehören trotzdem in Ihre Auswertung.
1. Reaktionszeit: die erste Stunde gehört der Anfrage
Eine Person, die gerade ein Formular ausgefüllt hat, sitzt noch am Bildschirm, hat das Thema im Kopf und oft schon die zweite Anfrage im Tab daneben. Wer in dieser Stunde anruft, trifft auf Interesse. Wer am nächsten Vormittag anruft, trifft auf jemanden, der inzwischen mit einem Wettbewerber gesprochen hat. Die einfachste Maßnahme für eine höhere Terminquote ist deshalb keine Gesprächstechnik, sondern ein Zuständiger, der Anfragen werktags sofort sieht und anruft.
2. Mehrfachversuche und Anrufzeiten
Ein Anrufversuch ist keiner. Drei bis fünf Versuche an verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Tageszeiten, ergänzt um eine kurze Nachricht, holen einen großen Teil der Anfragen zurück, die nach dem ersten Versuch als „nicht erreichbar“ abgelegt würden. Berufstätige erreichen Sie am frühen Abend, Rentner am Vormittag, Selbstständige oft in der Mittagspause.
- ●Versuch 1 innerhalb der ersten Stunde, Versuch 2 am selben Tag zu einer anderen Zeit.
- ●Nach dem zweiten Versuch eine kurze Nachricht per SMS oder WhatsApp: wer Sie sind, worauf Sie sich beziehen, wann Sie es erneut versuchen.
- ●Versuch 3 bis 5 an den folgenden zwei Werktagen, morgens und abends.
- ●Erst danach die Anfrage als nicht erreichbar melden.
3. Der erste Satz: den Bezug nennen
„Guten Tag, Sie haben am Dienstag über unsere Seite eine Beratung zu einer Wärmepumpe angefragt.“ Dieser Satz erledigt drei Dinge: Er zeigt, dass Sie nicht ins Blaue anrufen, er erinnert die Person an ihre eigene Entscheidung, und er gibt ihr die Möglichkeit, sofort ja zu sagen. Ein Anruf, der mit dem Firmennamen und einer Frage nach der Zeit beginnt, klingt nach Kaltakquise, auch wenn er keine ist.
4. Am Telefon nur den Termin klären
Die häufigste Ursache für Anfragen ohne Termin ist ein Telefonat, das zum Beratungsgespräch wird. Preise, Technik und Förderung gehören in den Termin. Am Telefon reichen drei Fragen: Was ist geplant, wie ist die Ausgangslage, wann passt ein Termin. Wer am Telefon den Preis nennt, gibt dem Kunden einen Grund, keinen Termin zu brauchen.
5. Bestätigen, erinnern, Ausfälle senken
Ein vereinbarter Termin ohne Bestätigung ist ein halber Termin. Eine kurze Nachricht direkt nach dem Gespräch mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des Beraters, dazu eine Erinnerung am Vortag, senkt die Ausfallquote deutlich. Der Name des Beraters ist dabei kein Detail: Menschen sagen einer Person seltener ab als einer Firma.
6. Rückmeldung als Lernschleife
Wer zu jeder Anfrage das Ergebnis festhält, sieht nach vier Wochen Muster: Anfragen aus bestimmten Regionen erreichen Sie schlechter, bestimmte Anliegen führen häufiger zum Termin, ein Mitarbeiter hat eine deutlich höhere Quote als der andere. Bei NurTermin ist die Rückmeldung ohnehin Teil der Abrechnung, weil nur gemeldete Termine berechnet werden. Nutzen Sie sie auch für sich.
Die Terminquote ist keine Eigenschaft der Anfrage. Sie ist eine Eigenschaft des Betriebs, der anruft.
Fazit
Schneller anrufen, öfter anrufen, den Bezug nennen, am Telefon nur den Termin klären, bestätigen und erinnern. Fünf Gewohnheiten, die keinen Cent kosten und in der Praxis den Unterschied zwischen einer schwachen und einer guten Terminquote ausmachen. Wer sie eingeführt hat, kann Anfragen von verschiedenen Anbietern ehrlich vergleichen.
Häufige Fragen
- Welche Terminquote ist normal?
- Es gibt keinen belastbaren Durchschnitt, weil die Quote vor allem von Exklusivität der Anfrage und Reaktionszeit des Betriebs abhängt. Messen Sie Ihre eigene Quote über vier Wochen und verbessern Sie sie mit den fünf Gewohnheiten aus diesem Ratgeber.
- Wie viele Anrufversuche sind sinnvoll?
- Drei bis fünf an verschiedenen Tagen und Tageszeiten, ergänzt um eine kurze Nachricht nach dem zweiten Versuch. Ein einzelner Versuch sagt nichts über die Anfrage aus.
- Zählt bei NurTermin ein Rückrufwunsch als Termin?
- Nein. Ein Termin braucht Datum und Uhrzeit, vor Ort, telefonisch oder per Video. Ein unbestimmter Rückrufwunsch wird nicht berechnet.